Come Nascondere un Nome

Se un operatore ha lasciato lo studio, andato in pensione o per uqlsiasi motivi il suo nome non deve apparire tra i nominativi degli operatori in AlexPro; ci sono due modi per togliere quel nome dagli elenchi:

1. Apri la scheda dell’operatore
2. Entra in modifica
3. nel quadro “Nascondi il nome nei seguenti casi”
4. Attiva le spunte nelle caselle: “Inseriemnto di nuove prestazioni” e “Inserimenti di nuove scadenze”

Oppure, se utilizzi AlexPro edizione Enterprise:

Modificare l'appartenenza dell'operatore in AlexPro

1. Accedi all’amministrazione di AlexPro
2. Accedi alla procedura “Gestione Utenti”
3. Apri la scheda dell’operatore
4. Accedi alla sezione “Membro di”
5. Togliere tutte le sezioni / studi abilitati per questo nominativo

Tutto Quel Che Mi Serve.

Ho organizzato le finestre di AlexPro in questa maniera (vedi immagine) per vedere e accedere alle cose più importanti che mi servono, senza neanche utilizzare ne CTRL+TAB ne CTRL+F6 per navigare da una finestra ad un’altra. Ho la Rubrica Centrale (in alto a sinistra) , Le Pratiche (in alto a destra), L’Agenda (in basso a sinistra), un Documento Vuoto (in basso a destra) dove annoto alcune cose giornaliere che non hanno niente a che fare con l’agenda o la parcella e, soprattutto, la piccola finestra “volante” delle memo e del cosiddetto “todo-list / cose da fare” (al centro verso destra) dove posso inserire scadenze veloci e controllare la mia lista di cose da fare. Risultato ? Fantastico!

Tutto AlexPro in una sola finestra

La Voce dell’Utente – User Voice

Utilizziamo da poco “User Voice” per raccogliere proposte su AlexPro. Il punto di forza di questo sistema è l’efficienza e il grande risparmio di tempo messo a disposizione:

• Dai un voto ad una o più proposte esistenti.
• Introduci una nuova proposta; e mentre scrivi il sistema visualizza proposte esistenti che corrispondono alle parole digitate; così puoi anche rinunciare e votare una delle proposte esistenti.
• Ricevi email di avviso, in tempo reale, quando qualcun altro vota la tua proposta ovvero quando cambia il suo stato: ad esempio “pianificata”, “iniziata”, “completata” ecc.  

Un Cliente Infelice

Molti avvocati, purtroppo, non riescono a comprendere che alcuni loro clienti sono insoddisfatti. Pensano che il cliente non abbia altro da chiedere, perciò non si fa vivo. Il cliente insoddisfatto, nel mercato “Legale”, non reclama, non si lamenta, sparisce e basta.
Parole di Ed Poll e sono – davvero – d’accordo. Aggiungo che, qui in Italia, l’insoddisfazione si manifesta al momento del pagamento della parcella.

Feedback Uservoice nel Helpdesk di AlexPro

Gli utenti di AlexPro Software troveranno un modo semplice e breve per entrare in un Forum di suggerimenti direttamente dal helpdesk http://help.alexpro.it

Prima di registrarti in un sito web

Anche se in fondo alla pagina trovi un “link” ad una lunga “policy” di privacy, vedi prima l’indirizzo postale di chi possiede questo sito, non bastano elenchi lunghi di indirizzi email. Spesso, per motivi che conosce solo il titolare del sito, i dati “veri” non ci sono: perciò; Attenzione! Molta Attenzione prima di inviare i tuoi dati.

Utilizzo di un Logo grafico come intestazione

Impostazione Logo nell'intestazione della fattura

L’obiettivo di questa scheda e quello di dare la possibilità di utilizzare un logo grafico per l’intestazione dei seguenti documenti:

Fatture

Parcelle Proforma

Note Credito

Questa soluzione è un’alternativa all’intestazione Testuale che potrà essere utilizzata con descrizione, font e colori personalizzati nella sezione “Intestazione e Pie di Pagine”.

 Come Arrivare alla fase di impostazione:

Da AlexPro, selezionare menù “Strumenti”

Selezionare “Amministrazione AlexPro”

Effettuare il Login (l’utente deve essere un Amministratore)

Selezionare, dal menù laterale, la voce “Impostazione Fatture e Studio”

Fare clic sulla sezione “Logo”.

Come Funziona:

Assicurarsi prima di avere il logo desiderato in formato “JPG” o “TIF”. Le dimensioni della grafica del logo sono 19,33 cm x 4,50 cm

in corrispondenza alla zona dedicata al “Logo dell’Intestazione della Prima Pagina”, fare clic sul pulsante “Sfoglia” per selezionare il file dell’immagine desiderata in formato JPG o TIF

Fare clic sulla casella “Utilizza logo” per attivare la presenza del logo nelle stampe

L’intestazione testuale (cioè quella impostata con testi nella sezione “Intestazione ..”) potrà coesistere con l’intestazione grafica. Nella stampa della fattura, sarà messa prima la parte Grafica seguita dalla parte testuale se ce.

Fare clic sul pulsante “Ok” per confermare l’impostazione.

Osservazioni:

Per svuotare il campo dall’immagine selezionata, fare clic sul pulsante “Nessuno”

Per conservare l’immagine nel campo ma impedire ad AlexPro di utilizzarla nelle stampe, disattivare la casella “Utilizza logo”

Per impedire la coesistenza tra logo e testo nell’intestazione della fattura, eliminare il testo nella sezione “Intestazione e pie di pagina” nella stessa scheda.

Per visualizzare tutta l’immagine, fare doppio clic sull’immagine stessa nella maschera di impostazione

Come creare una pratica modello

La creazione di una nuova scheda anagrafica della pratica comporta la compilazione di diversi campi, come ad esempio il responsabile, il titolare, lo studio, la materia, il tipo e l’oggetto. Se la tua attività comporta la creazione di pratiche standard, che condividono le stesse impostazioni, puoi utilizzare “I Modelli” per creare facilmente e velocemente nuove pratiche basate su tali modelli.

Come creare un modello:

1. Apri una la scheda anagrafica di una pratica già compilata che rappresenta in pieno il modello desiderato
2. Clicca sulla icona “modifica”
3. Clicca sulla linguetta “Riferimenti”
4. In fondo alla sezione “Riferimenti”, spunta la casella “Utilizza questa pratica come modello”
5. Assegna un nome chiaro per il modello
6. Salva la modifica cliccando sull’icona “Salva e chiudi”

Come creare una pratica basata su un modello:

1. Dal menù “Gestione” seleziona “Nuovo”
2. Seleziona “Pratica da modello”
3. Seleziona il modello e clicca su “Seleziona”
4. La scheda anagrafica della pratica ora è già compilata
5. Assegnare il nome del cliente e compila la scheda anagrafica della Pratica

Liste più chiare e belle

Sai che puoi personalizzare le liste di AlexPro in modo che vengono visualizzate con il carattere che desideri?

ecco come si fa:

1. Apri una lista qualsiasi, ad esempio le pratiche
2. Clicca con il pulsante destro su una parte qualsiasi della lista
3. Sarà visualizzato questo menù
4. Seleziona “Personalizza Visualizzazione Corrente ..”
5. Dalla maschera che segue:
6. Seleziona il font e le dimensione che desideri

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eMail all’interno della Pratica

Non parleremo dell’importanza dei messaggi di posta elettronica, ma di come poter rendere questi importanti messaggi parte della pratica di AlexPro, ossia: come archiviare le email nella pratica di AlexPro.

Per chi utilizza Microsoft Outlook 2000, Xp, 2003 o 2007.

Se non hai AlexPro4Outlook:

• Aprire AlexPro
• Aprire la pratica relativa al messaggio che vuoi archiviare
• Selezionare il messaggio (inviato o ricevuto) dall’elenco di Outlook
• Tieni il pulsante sinistro del mouse premuto e trascinare il messaggio verso AlexPro oppure verso la sua icona sulla barra delle applicazioni di windows.
• Lasciare il pulsante del mouse sulla maschera (finestra) della pratica in AlexPro.
• Compilare il modulo che sarà attivato (Categoria e Tipologia) se necessario.
• Seleziona se il messaggio deve essere archiviato sul disco oppure integrato nella pratica.
• E clicca sul pulsante OK.

In questo modo, il messaggio e tutti i suoi allegati saranno archiviati all’interno della pratica.

Se possiedi AlexPro4Outlook:

In questo caso AlexPro non deve per forza essere aperto. Questa operazione può essere compiuta senza aprire AlexPro.

• Selezionare il messaggio (inviato o ricevuto) in Outlook.
• Clicca sul pulsante “Salva in AlexPro” che si trova nella barra aggiunta da AlexPro4Outlook.
• AlexPro4Outlook cercherà di individuare (tra i contatti di AlexPro) il mittente o il destinatario attraverso l’indirizzo della posta elettronica. Se lo trova, saranno visualizzati le pratiche nelle quali il nominativo fa parte. Se, invece, AlexPro4Outlook non riesce ad individuare il giusto contatto, ti sarà chiesto di introdurre la pratica o il nome del contatto attraverso una piccola finestra.
• Compilare il modulo che sarà attivato (Categoria e Tipologia) se necessario.
• E clicca sul pulsante OK.

In questo modo, il messaggio e tutti i suoi allegati saranno archiviati all’interno della pratica.
Per chi utilizza Outlook Express:

• Selezionare il messaggio (inviato o ricevuto)
• Aprire il messaggio
• Selezionare dal menu “File” di Outlook Express la voce “salva con nome”.
• Seleziona la cartella relativa alla pratica se esiste, oppure
• Seleziona la cartella documenti.
• Se hai selezionato la cartella della pratica, all’apertura della pratica in AlexPro, troverai il messaggio con tutti i suoi allegati all’interno della pratica.
• Se, invece, hai selezionato la cartella “Documenti”, dovresti aprire AlexPro, aprire la pratica e trascinare il messaggio dalla cartella “Documenti” alla maschera della pratica. Seleziona “Documento Incorporato” visto che la tua cartella “Documenti” non è condivisa con gli altri utenti dello studio.

Per chi utilizza Thunderbird, nei prossimi giorni dedicheremo un articolo per spiegare come archiviare le eMail di Thunderbird nella pratica di AlexPro.

Apprezzerò i tuoi commenti relativi a questo articolo.