Come creare Collegamenti Relativi in un documento Word

Questione che si propone nell’interscambio dei documenti tra soggetti diversi che utilizzano dispositivi diversi; in particolar modo nel Deposito degli Atti del Processo Telematico Civile.

PREMESSA:

La maggior parte dei documenti finiranno per essere PDF, quindi il riferimento ad un file sarà nel suo formato PDF e non Word. Nel momento in cui si prepara il documento Word che dovrebbe portare in se collegamenti ipertestuali ad altri documenti, quest’ultimi dovranno essere già convertiti in formato PDF e quindi presenti come collegamenti secondo quanto vedremo di seguito.

Il tipo di collegamento ipertestuale deve essere un collegamento Relativo e NON Assoluto. Un collegamento assoluto è, ad esempio: C:\Documenti\Atti\Atto di precetto.pdf mentre il collegamento relativo è, ad esempio Atti\Atto di precetto.pdf oppure semplicemente Atto di precetto.pdf

Il Collegamento Relativo permette la lettura del documento principale e l’apertura degli altri documenti presenti come collegamenti da un soggetto destinatario su un dispositivo diverso e strutture diversa del suo disco locale.

COME PREPARARE WORD PER CREARE COLLEGAMENTI RELATIVI:

Per Office 365, Office 2019, Office 2016

  1. Impostazione permanente
    1. Dal menu File seleziona “Opzioni”
  • Click su “Impostazioni avanzate” e poi dalla sezione “Generale” click sul pulsante “Opzioni Web”
Opzioni Web
  1. Dalla maschera seguente togli la spunta dalla casella “Aggiorna i collegamenti durante il salvataggio”, come sopra
    • Conferma con il pulsante OK e OK anche dalla finestra “Opzioni Word”
  2. Impostazione del documento che dovrà contenere Collegamenti Relativi:
    • Prima di iniziare nella creazione dei collegamenti ipertestuali, Click sul menu File e dalla maschera principale “Informazioni” fare click ancora nel lato destro su “Mostra Tutte le Proprietà”
    • Salva il file nello stesso percorso degli altri file da collegare / riferire
Proprietà documento
    • Nell’elenco delle proprietà, a metà elenco circa, imposta il campo “Base collegamento ipertestuale” al valore x, come dall’immagine seguente:
    • Torna sul documento in corso e inserisci i collegamenti ipertestuali ai file da riferire
    • Per assicurarsi dell’assenza del percorso completo del file, click con il pulsante destro del mouse sul collegamento e seleziona “Modifica collegamento ipertestuale” e togliere il percorso lasciando solo il nome corretto del file
    • Salva il documento in formato Word .doc o .docx per conservare l’originale del documento
    • Crea il file PDF salvando il documento, da Word, in formato PDF (e non stampare il documento su stampante PDF)
  • Prima di generare il PDF, eseguire Verifica accessibilità per assicurarsi che il documento sia facile per gli utenti di tutte le capacità di accedere e modificare.
    • Fare clic su File > Salva con nome e scegliere dove salvare il file.
    • Nell’elenco Salva come della finestra di dialogo Salva con nome scegliere PDF.
    • Fare clic su Opzioni, assicurarsi che la casella di controllo Tag per la struttura del documento per l’accessibilità sia selezionata e quindi fare clic su OK.
  • Ora spostando il documento con i documenti correlati da una cartella a un’altra, i collegamenti ipertestuali continueranno a funzionare.
Word – Verifica Accessibilità

Note su Deposito documenti via readyPCT:

Se i documenti collegati saranno destinati al deposito via readyPCT dovranno rimanere in una struttura simile alla struttura presente durante la creazione.

Ad esempio; se l’atto principale o l’indice fanno riferimenti relativi ad altri documenti, tutti i documenti dovranno essere creati e salvati nella stessa cartella. Se un documenti fa riferimento ad un altro presente in una sotto cartella, i file dovranno essere compressi in un file zip che permette – alla sua espansione – di creare la sotto cartella presso il destinatario.

È , quindi, consigliabile preparare per tutti i file – per il deposito telematico – in una unica cartella che sarà quella da utilizzare per allegare i file con readyPCT.

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Pubblicato su Software

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